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Hi, I'm Gina.

Welcome to Oxford Online English!

Tomorrow, you have an important meeting, and you're the chair. Morgen haben Sie ein wichtiges Meeting und Sie sind der Vorsitzende. Завтра у вас важная встреча, и вы председатель.

It's the first time you're chairing a meeting in English! Es ist das erste Mal, dass Sie ein Meeting auf Englisch leiten!

Think about this situation.

Would you know what to say to start the meeting, present your main ideas, or summarise your Möchten Sie wissen, was Sie sagen sollen, um das Meeting zu beginnen, Ihre Hauptideen zu präsentieren oder Ihre zusammenzufassen?

meeting agenda? Tagesordnung?

In this lesson, you'll learn how to chair a meeting in English.

You can learn useful English words and phrases which you can use in your next meeting.

Now imagine: you're in the meeting room. Stellen Sie sich nun vor: Sie befinden sich im Besprechungsraum.

You need to start the meeting.

What will you say? Was werden Sie sagen?

Part one: welcoming attendees and starting the meeting. Erster Teil: Begrüßung der Teilnehmer und Beginn des Meetings. Часть первая: приветствие участников и начало собрания.

Before the meeting starts, you have to make sure that everyone is paying attention. Bevor das Meeting beginnt, müssen Sie sicherstellen, dass alle aufmerksam sind. Перед началом встречи вы должны убедиться, что все слушают.

Do you know how to do this? Weißt du, wie das geht?

You could say:

If I could have your attention, please. Wenn ich Ihre Aufmerksamkeit haben könnte, bitte. Если бы я мог привлечь ваше внимание, пожалуйста.

Could I have your attention, please?

Good afternoon, everyone. Guten Abend allerseits.

You can also put two of these phrases together.

For example:

Good morning everyone, could I have your attention please? Guten Morgen zusammen, könnte ich bitte um Ihre Aufmerksamkeit bitten?

Remember, you're the chair. Denken Sie daran, Sie sind der Vorsitzende.

You need to take charge and lead the meeting. Вы должны взять на себя ответственность и вести собрание.

Make a strong start to your meeting by using emphasis in your voice. Sorgen Sie für einen starken Start in Ihr Meeting, indem Sie Ihre Stimme betonen. Сделайте сильное начало встречи, используя акцент в своем голосе.

For example, in the first phrase, we have the word please after the pause at the end. Zum Beispiel haben wir im ersten Satz das Wort bitte nach der Pause am Ende. Например, в первой фразе после паузы в конце стоит слово «пожалуйста».

Emphasise the word please to sound firmer and show people that you expect them to listen Betonen Sie das Wort bitte, um fester zu klingen und den Menschen zu zeigen, dass Sie von ihnen erwarten, dass sie zuhören Подчеркните слово «пожалуйста», чтобы оно звучало тверже, и покажите людям, что вы ожидаете, что они будут слушать.

to you.

Do it like this: Mach es so:

If I could have your attention, please. Wenn ich Ihre Aufmerksamkeit haben könnte, bitte.

You could also do this for the phrase: Sie können dies auch für den Satz tun:

Could I have your attention, please.

Listen to the phrase again.

When I say it, does it sound like a question? Wenn ich es sage, klingt es wie eine Frage?

Could I have your attention, please.

The form is a question, but you can read it like a statement. Das Formular ist eine Frage, aber Sie können es wie eine Aussage lesen. Форма — это вопрос, но вы можете читать его как утверждение.

This makes it sound firmer and shows people that you need them to pay attention to you Das lässt es fester klingen und zeigt den Leuten, dass Sie sie brauchen, um auf Sie zu achten

now.

After you have everyone's attention, it's time to welcome the attendees and get things Nachdem Sie die Aufmerksamkeit aller auf sich gezogen haben, ist es an der Zeit, die Teilnehmer zu begrüßen und Dinge zu besorgen После того, как вы привлекли всеобщее внимание, пришло время поприветствовать участников и получить вещи.

started.

Here are some good general phrases to use: Hier sind einige gute allgemeine Sätze, die Sie verwenden können:

I'd like to welcome you all here today, now let's get down to business. Ich möchte Sie alle heute hier begrüßen, jetzt kommen wir zur Sache. Я хотел бы приветствовать вас всех здесь сегодня, а теперь давайте приступим к делу.

In this phrase, ‘get down to business' means ‘begin discussing the important information.' In diesem Satz bedeutet „zur Sache kommen“ „beginnen, die wichtigen Informationen zu besprechen“.

Thank you all for coming. Спасибо всем, что пришли.

Perhaps we can make a start. Vielleicht können wir einen Anfang machen.

Thanks everyone and welcome to today's meeting. Vielen Dank an alle und willkommen zum heutigen Treffen.

Let's begin.

If this is your first time meeting these people, you could also introduce yourself. Wenn Sie diese Leute zum ersten Mal treffen, können Sie sich auch vorstellen.

If there are other presenters in the meeting, this is also the time to introduce them. Wenn es andere Referenten in der Besprechung gibt, ist dies auch der Zeitpunkt, sie vorzustellen. Если на собрании есть другие докладчики, самое время их представить.

For example:

I'd like to welcome you all here today, my name is Gina Mares and I'm the Marketing

Manager, and this is Jon and he's the head of the design department. Manager, und das ist Jon und er ist der Leiter der Designabteilung.

Now let's get down to business. Kommen wir nun zur Sache.

Thank you all for coming. Vielen Dank für Ihr Kommen.

My name's Gina and I'm the Marketing Manager.

I'm sure you all know Dasha, who's in charge of web content. Ich bin sicher, Sie alle kennen Dasha, die für Webinhalte zuständig ist. Я уверен, что вы все знаете Дашу, отвечающую за веб-контент.

Perhaps we can make a start. Vielleicht können wir einen Anfang machen. Возможно, мы сможем начать.

Thanks everyone and welcome to today's meeting.

I'm Gina Mares, the Marketing Manager.

This is Jess, from the accounts department, and she'll also be presenting today. Das ist Jess von der Buchhaltung, und sie wird heute ebenfalls präsentieren.

Let's begin.

Next, we have to introduce the topic and talk about the items on the agenda. Als nächstes müssen wir das Thema vorstellen und über die Tagesordnungspunkte sprechen. Далее мы должны ввести тему и поговорить о пунктах повестки дня.

Part two: introducing the topic and outlining the agenda.

After you've welcomed everyone to the meeting, you want to make sure they have a clear idea Nachdem Sie alle zum Meeting begrüßt haben, möchten Sie sicherstellen, dass sie eine klare Vorstellung haben После того, как вы пригласили всех на встречу, вы хотите убедиться, что у них есть четкое представление

of what you'll be discussing. von dem, was Sie diskutieren werden.

This can also help you to stay organized throughout the meeting. Dies kann Ihnen auch helfen, während des Meetings organisiert zu bleiben.

First, you want to introduce the overall topic of the meeting. Zunächst möchten Sie das Gesamtthema des Treffens vorstellen.

Then, introduce the agenda of the meeting: all the key points you will be discussing. Stellen Sie dann die Tagesordnung des Treffens vor: alle wichtigen Punkte, die Sie diskutieren werden.

Today's meeting is about ... We'll talk about ... Beim heutigen Treffen geht es um ... Wir sprechen über ...

The aim of this meeting is to ... We'll go over ... Цель этой встречи состоит в том, чтобы... Мы рассмотрим...

When you go over something, what do you think that means? Wenn du über etwas gehst, was bedeutet das deiner Meinung nach? Когда вы что-то повторяете, как вы думаете, что это значит?

It means to analyze or look at something carefully. Es bedeutet, etwas genau zu analysieren oder zu betrachten. Это означает анализировать или смотреть на что-то внимательно.

You can also use cover. Sie können auch eine Abdeckung verwenden. Вы также можете использовать укрытие.

For example:

In today's meeting, we'll go over ... Or: In today's meeting, we'll cover ... In der heutigen Sitzung gehen wir auf ... Oder: In der heutigen Sitzung behandeln wir ...

These are both useful when discussing an agenda. Beides ist nützlich, wenn Sie eine Agenda besprechen.

Now, it's your turn to practice beginning a meeting. Jetzt sind Sie an der Reihe, den Beginn eines Meetings zu üben. Теперь ваша очередь попрактиковаться в начале встречи.

Start with getting the attendees' attention, then welcome the attendees and get the meeting Beginnen Sie damit, die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu erregen, begrüßen Sie dann die Teilnehmer und erhalten Sie das Meeting Начните с привлечения внимания участников, затем поприветствуйте участников и организуйте встречу.

started.

Finally, you can introduce the topic of the meeting and outline your agenda. Abschließend können Sie das Thema des Treffens vorstellen und Ihre Tagesordnung skizzieren.

I'll give you an example, and then you can create your own. Ich gebe Ihnen ein Beispiel, und dann können Sie Ihr eigenes erstellen.

Good morning everyone, if I could have your attention please.

I'd like to welcome you all to the meeting today.

Let's begin.

The aim of this meeting is to talk about the marketing strategies for the next few months. Ziel dieses Treffens ist es, über die Marketingstrategien für die nächsten Monate zu sprechen.

We'll go over our budget, goals, and welcome the new hires. Wir gehen unser Budget und unsere Ziele durch und begrüßen die neuen Mitarbeiter. Мы обсудим наш бюджет, цели и поприветствуем новых сотрудников.

OK?

Now, it's your turn.

Create an introduction for a meeting you've recently had, or you can just use some general Erstellen Sie eine Einführung für ein Meeting, das Sie kürzlich hatten, oder verwenden Sie einfach etwas Allgemeines

topics from your job.

You can pause the video and think about it.

How did you do? Как ты это сделал?

OK, now let's move on to the main part of the meeting. OK, kommen wir nun zum Hauptteil des Meetings.

Part three: getting through the agenda. Dritter Teil: Durch die Agenda kommen. Часть третья: прохождение повестки дня.

Now, you will get into the most important part of the meeting: presenting your main

ideas.

How you do this depends on what you are talking about, but there are some general rules that Wie Sie dies tun, hängt davon ab, wovon Sie sprechen, aber es gibt einige allgemeine Regeln dafür То, как вы это сделаете, зависит от того, о чем вы говорите, но есть некоторые общие правила, которые

you can always use.

You want to begin with the first item on your agenda.

To do this, use phrases like:

So, let's start with ... The first item on the agenda is ...

After a phrase like this, you will present and discuss the agenda item. Nach einem solchen Satz stellen Sie den Tagesordnungspunkt vor und diskutieren ihn.

For example:

So, let's start with some new business: marketing strategies. Beginnen wir also mit einem neuen Geschäft: Marketingstrategien. Итак, давайте начнем с нового дела: маркетинговых стратегий.

The first item on the agenda is how we can make our online advertising more effective. Auf der Tagesordnung steht zunächst, wie wir unsere Online-Werbung effektiver gestalten können.

After you've discussed this first topic, you need to let the attendees know that you've После того как вы обсудили эту первую тему, вам нужно сообщить присутствующим, что вы

finished and that the discussion should move forward. abgeschlossen ist und dass die Diskussion fortgesetzt werden sollte. завершено и что обсуждение должно двигаться вперед.

How can you do this? Wie kannst du das tun?

A simple closing statement will be good, such as: Подойдет простой заключительный оператор, например:

I think that covers the first, or second, or third item. Ich denke, das deckt den ersten, zweiten oder dritten Punkt ab. Я думаю, что это относится к первому, или второму, или третьему пункту.

If nobody has anything else to add, we can continue on to the next item. Wenn sonst niemand etwas hinzuzufügen hat, können wir mit dem nächsten Punkt fortfahren. Если больше нечего добавить, мы можем перейти к следующему пункту.

Now, you can move on to the next point.

Here are some useful phrases for this:

Let's move on to the next item: … Now we come to the…

The final item on the agenda is…

Using words like next or final can be very helpful. Die Verwendung von Wörtern wie next oder final kann sehr hilfreich sein. Использование таких слов, как next или final, может быть очень полезным.

It helps everybody understand where you are and what you're doing. Es hilft allen zu verstehen, wo Sie sind und was Sie tun. Это помогает всем понять, где вы находитесь и что вы делаете.

Let's see how to use these in some full sentences:

Let's move onto the next item: the marketing budget for these new strategies. Kommen wir zum nächsten Punkt: dem Marketingbudget für diese neuen Strategien.

Now we come to the main challenge: how to get 100,000 new contacts in the next few months. Jetzt kommen wir zur größten Herausforderung: Wie man in den nächsten Monaten 100.000 neue Kontakte bekommt.

The final item on the agenda is to welcome our new hires: James in Finance and Debra

in HR.

You can repeat these steps until you've covered all of the items on your agenda. Sie können diese Schritte wiederholen, bis Sie alle Punkte auf Ihrer Agenda behandelt haben.

Now it's your turn.

Imagine you're chairing a meeting at your company. Stellen Sie sich vor, Sie leiten eine Besprechung in Ihrem Unternehmen.

Write down three agenda items.

Practice using different English phrases to introduce each item. Üben Sie die Verwendung verschiedener englischer Ausdrücke, um die einzelnen Punkte vorzustellen.

Again, you can pause the video and think about the points we've just gone over, and also Auch hier können Sie das Video anhalten und über die Punkte nachdenken, die wir gerade besprochen haben, und auch

practice making your own examples. Üben Sie, Ihre eigenen Beispiele zu machen.

Next, we're going to look at attendee participation in the meeting. Als Nächstes sehen wir uns die Teilnahme der Teilnehmer an der Besprechung an.

Part four: inviting attendees to participate. Teil vier: Teilnehmer zur Teilnahme einladen.

As chair, one of your responsibilities is making sure attendees get a chance to express Als Vorsitzender ist es eine Ihrer Aufgaben, sicherzustellen, dass die Teilnehmer die Möglichkeit haben, sich zu äußern Одной из ваших обязанностей как председателя является обеспечение того, чтобы у участников была возможность высказаться.

their ideas and take part in discussions. ihre Ideen und nehmen an Diskussionen teil.

What can you say to bring others into the discussion? Was können Sie sagen, um andere in die Diskussion einzubeziehen? Что вы можете сказать, чтобы привлечь других к обсуждению?

You could ask a question like: Du könntest eine Frage stellen wie:

..., what's your opinion on this? ..., was ist Ihre Meinung dazu? ..., что вы думаете по этому поводу?

Would you like to share your thoughts on this question? Möchten Sie Ihre Gedanken zu dieser Frage teilen? Хотите поделиться своими мыслями по этому вопросу?

Could you add anything to our ideas here? Können Sie unseren Ideen hier etwas hinzufügen?

These are good phrases to make sure all attendees have a chance to participate. Dies sind gute Formulierungen, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer eine Chance haben, sich zu beteiligen.

Also, as a chair, you may have other attendees who need to present ideas or lead the discussion Als Vorsitzender haben Sie möglicherweise auch andere Teilnehmer, die Ideen präsentieren oder die Diskussion leiten müssen

for part of the meeting. für einen Teil des Treffens.

When you want to hand over to another attendee, you can use phrases like: Wenn Sie an einen anderen Teilnehmer übergeben möchten, können Sie Sätze wie die folgenden verwenden: 他の出席者に引き継ぐ場合は、次のようなフレーズを使います：

..., would you like to introduce this item? ..., möchten Sie diesen Artikel vorstellen? ..., вы хотели бы представить этот предмет?

I'd like to turn it over to ... who is going to lead in the next point. Ich würde es gerne übergeben an ... wer im nächsten Punkt führen wird. 次のポイントをリードしてくれる......人に譲りたいと思います。 Я хотел бы передать это... тому, кто будет лидировать в следующем пункте.

Alright, now ... will have the floor. Okay, jetzt ... wird das Wort haben. Хорошо, а теперь... слово.

Just add the person's name to use these phrases. Fügen Sie einfach den Namen der Person hinzu, um diese Ausdrücke zu verwenden. Просто добавьте имя человека, чтобы использовать эти фразы.

For example:

Amit, would you like to introduce this item? Amit, möchten Sie diesen Artikel vorstellen? Амит, не могли бы вы представить этот предмет?

However, there could be a problem here. Allerdings könnte hier ein Problem auftreten. Однако здесь может быть проблема.

What if some of the attendees talk too long, or start going off-topic? Was ist, wenn einige der Teilnehmer zu lange reden oder vom Thema abschweifen? 出席者の何人かが長話をしたり、テーマから逸脱し始めたらどうするのですか？

Part five: dealing with distractions and staying on topic Teil fünf: Umgang mit Ablenkungen und beim Thema bleiben Часть пятая: работа с отвлекающими факторами и сохранение темы

Nobody likes meetings which go on too long, right? Niemand mag Meetings, die zu lange dauern, oder?

To be a good chair, you need to keep people focused on the agenda and avoid distractions. Um ein guter Stuhl zu sein, müssen Sie die Leute auf die Tagesordnung konzentrieren und Ablenkungen vermeiden.

When someone is speaking for too long, there are good, professional phrases that you can

use:

Let's not get too far off-topic here. Lassen Sie uns hier nicht zu weit vom Thema abweichen. Давайте не будем слишком далеко отходить от темы.

We can discuss that at the end if you feel it's important. Wir können das am Ende besprechen, wenn Sie es für wichtig halten. Мы можем обсудить это в конце, если вы считаете это важным.

I don't think that's relevant to today's discussion. Ich glaube nicht, dass das für die heutige Diskussion relevant ist. Не думаю, что это имеет отношение к сегодняшнему обсуждению.

If someone talks about a topic that would be good to discuss at a later time, you can Если кто-то говорит о теме, которую было бы неплохо обсудить позже, вы можете

use the phrase shelve it or table it. Verwenden Sie den Ausdruck „aufschieben“ oder „auf den Tisch legen“. використовуйте фразу shelve it або table it.

This means you want to talk about it, but in the future: Das bedeutet, dass Sie darüber sprechen möchten, aber in Zukunft:

I think we should shelve that until next time. Ich denke, das sollten wir bis zum nächsten Mal verschieben. Я думаю, ми повинні відкласти це до наступного разу.

Good point, but let's table it until the next meeting. Guter Punkt, aber verschieben wir ihn auf das nächste Treffen.

At this point, you've got through your agenda, made sure that everyone has a chance to speak, An diesem Punkt haben Sie Ihre Agenda durchgearbeitet und dafür gesorgt, dass jeder die Möglichkeit hat, zu sprechen, К этому моменту вы выполнили свою повестку дня, убедились, что у каждого есть возможность высказаться,

and stayed on topic. und blieb beim Thema. и остался в теме.

Great!

But, you have one more job: Aber Sie haben noch eine Aufgabe:

Part six: summarizing and concluding the meeting. Sechster Teil: Zusammenfassung und Abschluss des Treffens.

Once you've finished discussing everything, you need to summarize your key points. Nachdem Sie alles besprochen haben, müssen Sie Ihre wichtigsten Punkte zusammenfassen. После того, как вы закончили обсуждение всего, вам нужно обобщить ключевые моменты.

This will provide a conclusion to your meeting and help people remember the most important

points from the agenda.

Here, you can say things like:

Before we close, let me just summarize the main points. Lassen Sie mich, bevor wir schließen, noch einmal die wichtigsten Punkte zusammenfassen.

To sum up… Um zusammenzufassen…

In brief, ... Shall I go over the main points? Kurz gesagt ... Soll ich auf die wichtigsten Punkte eingehen? Вкратце... Пройдусь по основным моментам?

Then, use verbs like discussed, went over, and talked about to list the items from the Verwenden Sie dann Verben wie „diskutiert“, „übergegangen“ und „überredet“, um die Elemente aus dem aufzulisten Затем используйте такие глаголы, как обсуждение, переход и обсуждение, чтобы перечислить элементы из списка.

meeting.

For example:

To sum up, we discussed using the new internet marketing strategies and cutting the budget Zusammenfassend haben wir über die Verwendung der neuen Internet-Marketing-Strategien und die Kürzung des Budgets gesprochen

by $1,000 next month.

We also talked about our new sales goals and increasing our traffic. Wir sprachen auch über unsere neuen Verkaufsziele und die Steigerung unseres Traffics.

Finally, we welcomed James and Debra to the company.

Now, it's time to finish up.

Here, you should show that you're finished and ask for any final questions. Hier sollten Sie zeigen, dass Sie fertig sind, und eventuelle abschließende Fragen stellen. Здесь вы должны показать, что вы закончили, и задать любые заключительные вопросы.

To finish, simple phrases like these are effective: Zum Abschluss sind einfache Sätze wie diese effektiv:

OK, it looks like we've covered the main items for the meeting today. OK, es sieht so aus, als hätten wir die wichtigsten Punkte für das Meeting heute behandelt. Итак, похоже, мы рассмотрели основные вопросы сегодняшнего собрания.

Right, that's all for today's meeting.

Don't forget to ask if there are any final questions from the attendees. Не забудьте спросить, есть ли у участников заключительные вопросы.

This will help them to clarify anything they didn't understand and make any final points.

Is there any other business? Gibt es noch andere Geschäfte? Есть ли другой бизнес?

Are there any questions before we finish? Gibt es noch Fragen, bevor wir fertig sind? Есть вопросы, прежде чем мы закончим?

Now, I'd like you to practice concluding a meeting. Jetzt möchte ich, dass Sie üben, ein Meeting zu beenden.

First, I'll give you an example and then you can create your own: Zuerst gebe ich Ihnen ein Beispiel und dann können Sie Ihr eigenes erstellen:

To sum up, we discussed using the new internet marketing strategies and cutting the budget Zusammenfassend haben wir über die Verwendung der neuen Internet-Marketing-Strategien und die Kürzung des Budgets gesprochen

by $1,000 each month.

We also talked about our sales goals and increasing our site traffic. Wir sprachen auch über unsere Verkaufsziele und die Steigerung unseres Website-Traffics.

Finally, we welcomed James and Debra to the company.

Right, that's all for today's meeting.

Are there any questions before we finish?

No?

Great, I'd like to thank Bob, our CEO, for coming here all the way from Beijing. Großartig, ich möchte Bob, unserem CEO, dafür danken, dass er den ganzen Weg von Peking hierher gekommen ist. Отлично, я хотел бы поблагодарить Боба, нашего генерального директора, за то, что он приехал сюда из Пекина.

Thank you all for attending. Спасибо всем за участие.

That's all for today.

OK, your turn.

Summarize your meeting, thank everyone for coming, and conclude. Fassen Sie Ihr Meeting zusammen, danken Sie allen für Ihr Kommen und schließen Sie ab.

Now you know how to chair a meeting from beginning to end.

Are you chairing a meeting in English in the near future? Leiten Sie in naher Zukunft ein Meeting auf Englisch?

I hope you can use some of the words and phrases from the lesson to make it easier for you!

Each section has a lot of useful language to learn and practice, so you might want to

go through some sections again to really get comfortable with the language you need.

That's all for this lesson.

Good luck, and thank you for watching!

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See you next time!